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6 simples consejos para reducir gastos en tu oficina

Ericka Russian Sifontes Ericka Russian Sifontes
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Si eres un emprendedor comenzando su negocio, o un empresario que busca reducir los costos de su empresa para obtener un margen de ganancia saludable, existen varios métodos con los que lo puedes conseguir sin recurrir a algunas políticas incómodas y poco populares.

Principalmente, debes tener una mentalidad “verde”. ¿Qué quiere decir esto? Pues se trata de pensar ecológicamente, reduciendo el consumo de papel y energía eléctrica.

Esto requiere un cambio de filosofía y estilo de vida, lo cual puede no ser fácil al principio pero, aunque no lo creas, disminuir la cantidad de desperdicio y consumo eléctrico puede mitigar considerablemente la estructura de costos de una empresa.

Si lo consideras, de esta manera no solo estarías ayudando a mejorar la rentabilidad de tu negocio sino que también contribuyes al equilibrio ecológico de nuestro planeta. ¿Nada mal verdad?

homify te da algunas ideas de cómo comenzar a aplicar la mentalidad verde para reducir costos en tu oficina:

Toallas de tela en lugar de papel en el lavabo

En una oficina típica se suelen gastar muchos rollos de toallas de papel al mes ya que se utilizan indiscriminadamente sin conciencia del desperdicio que generan.

Una excelente alternativa es implementar las toallas de tela, ya que son reutilizables.

Ciertamente, el uso de toallas implican una tarea adicional: lavarlas. Las toallas de papel tienen ventaja frente a las toallas de tela en cuanto a la higiene. Las toallas de tela por otro lado, requieren lavados regulares y constantes para desinfectarlas, lo cual implica un proceso adicional.

A pesar de esto, se debe tomar en cuenta que las toallas de tela no crean desperdicio ni un gran impacto ambiental.

Principalmente debes elegir el tipo de tela apropiada. Ya que su función será reemplazar las toallas secantes, entonces lógicamente deberán ser de un tipo absorbente. También se puede optar por colgar la toalla de tela, o adquirir un dispensador (que eliminará las aprehensiones del personal con respecto a la higiene).

Con la implementación de toallas de tela se elimina el costo generado por la constante adquisición de los rollos de toallas de papel, el cual es mayor que el generado por el proceso de lavado de las toallas.

Usar bombillas LED y aprovechar la luz natural

Nueva sede operativa PIZZOLANTE Estrategia + Comunicación : Oficinas de estilo moderno por CENTRAL ARQUITECTURA
CENTRAL ARQUITECTURA

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Si deseas disminuir los costos mediante la reducción del consumo eléctrico, entonces una medida básica es elegir una oficina con suficientes ventanas que permitan aprovechar la luz natural.

Si esta no es la situación de tu oficina, tienes la opción de realizar una inversión instalar tragaluces en sitios clave, lo cual además le dará un cambio de look a tu oficina.

Si por el contrario, la iluminación de tu oficina depende de la luz artificial, entonces deberías considerar el reemplazar las bombillas tradicionales con bombillas LED a medida que las primeras dejen de funcionar. Las bombillas LED (light emitting diodes) ofrecen excelentes beneficios: típicamente usan entre un 25% y un 80% menos de energía que las bombillas tradicionales, arrojan una luz más intensa, y pueden durar entre 3 y 25 veces más que las otras bombillas.

Todo esto convierte en las bombillas LED en las más eficientes lo cual se traduce en reducción de costos.

Hojas recicladas para uso interno

Oficinas de estilo  por Pamela Kilcoyne - Homify
Pamela Kilcoyne – Homify

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Pamela Kilcoyne - Homify

Aunque la tecnología avanza cada día más rápido y las comunicaciones se realizan cada vez más comúnmente de forma electrónica, aún es difícil eliminar por completo el uso de papel.

Sin embargo es posible utilizar el papel disponible sin incurrir en costos adicionales. Existen dos formas de lograrlo.

La primera es utilizar la impresión a doble cara, en esos casos donde sea absolutamente necesario imprimir algún documento o fotocopiarlo.

La segunda forma es reutilizar las hojas ya usadas. Para esto se recomienda colocar una bandeja de papel de reciclaje en un sitio visible al lado o dentro de la impresora o copiadora, a fin de que los empleados puedan dejar allí el papel ya usado (pero aún en buen estado), y los nuevos usuarios puedan aprovecharlas por la cara donde no estén marcadas.

El papel de reciclaje debe usarse solo internamente, ya que existe el riesgo de que contengan información confidencial de la empresa que no debe ser visto por terceras partes.

Y ya que hablamos de reciclaje, una forma adicional de reducir costos es comprar cartuchos de tinta o tóner reciclados, ya que pueden ser recargados a un costo menor que el que resultaría por adquirir unos nuevos.

Apagar los aparatos electrónicos cuando no sean usados

Oficina Punch TAD: Oficinas de estilo  por PUNCH TAD
PUNCH TAD

Oficina Punch TAD

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Parece una tarea básica y de sentido común, pero en realidad no es tan común como debería.

Las luces deberían estar apagadas cuando no estén en uso. Puede invertirse en sensores que determinen automáticamente la presencia de personas en la habitación, lo que hará que se prendan automáticamente o se apaguen dependiendo del caso.

Adicionalmente, es posible que tengas en tu oficina algunos equipos que no puedas apagar o desconectar (como neveras), pero hay otros como las computadoras, monitores, escáneres, impresoras y otros equipos de oficina, que pueden consumir energía aunque no estén en uso (‘equipos vampiro’ o ‘energía fantasma’).

Es necesario alentar a los empleados a que apaguen y desconecten estos equipos luego de cada jornada, e incluso motivarlos a que tengan esta práctica en sus hogares, explicando el ahorro económico y el beneficio para el planeta ya que aunque no lo creas, esos vatios extra que parecen insignificantes acumulan una importante porción de la factura de electricidad, añadiendo entre un 5% y un 10% de consumo extra por equipo.

Vigilar la temperatura

Cuando te encuentres en búsqueda de equipos relacionados con la temperatura de tu oficina asegúrate de comprar los que estén diseñados para la eficiencia eléctrica.

Es posible ahorrar dinero y aún mantener una agradable temperatura en la oficina, simplemente configurando el termostato de la manera correcta de acuerdo a las estaciones o temporadas. Los termostatos también deberán ser configurados de acuerdo con el horario de trabajo, y a menos que se encuentre en climas extremos (mucho frío o mucho calor), deberían encontrarse apagados o en modo ahorro de energía durante las horas libres o fines de semana.

Igualmente, la condición de los ductos de calefacción y aire acondicionado deben mantenerse sellados y en buen estado, para garantizar el buen flujo del aire y la estabilidad de la temperatura en todos los espacios.

También se puede incentivar el uso de ropa adecuada durante las estaciones o temporadas, para que los empleados se sientan cómodos con la temperatura mientras realizan su trabajo.

Instalar un sistema de limitación de uso de impresoras

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Posiblemente esta será una de las medidas menos populares en tu oficina, pero con el tiempo ayudará a concientizar a tus empleados sobre lo que es realmente prioritario a la hora de imprimir.

Es muy recomendable incentivar el uso del correo electrónico, e insistir en la filosofía de solo imprimir lo realmente necesario, sin embargo, el uso de papel es una costumbre difícil de modificar.

Es por eso que se puede recurrir a un sistema que controle o limite el uso de las impresoras de la oficina no solo ayudará a reducir el uso -y por ende, la compra y el espacio de almacenamiento- de papel, sino también a reducir los costos de tinta/tóner, y el consumo eléctrico de la impresora.

Los sistemas de limitación o restricción de acceso a impresoras pueden lograr que cada miembro de la oficina tenga un cupo o límite de impresión en determinado tiempo, o restringir el uso de la impresora mediante una contraseña.

Aunque es posible que se requiera del servicio técnico de un profesional para que configure estas opciones en las computadoras, el ahorro de papel y por la factura de electricidad a largo plazo justificará este desembolso.

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